Det är lätt att bli överväldigad när man har väldigt mycket att göra men inte vet vilken ände man ska börja i. Kanske känner du igen dig i att du har missat en deadline för att du inte började i tid, eller för att det helt enkelt föll mellan stolarna? Men vet du? Det är faktiskt okej! Alla begår misstag ibland. We’re only human.
Men, om vi ska vara helt ärliga, majoriteten av dessa situationer kan undvikas genom att göra en simpel sak: planera veckan i förväg istället för att bara “go with the flow”. Det är viktigt att lära sig att kontrollera sitt arbete, så att arbetet inte kontrollerar dig. Detta kanske inte verkar fantastiskt roligt, och du kanske tänker att du inte har tid till detta. Men, det har du. Faktum är att om du avsätter några minuter varje vecka till att planera ditt schema kommer du kunna ta dig an varje dag på ett mer strategiskt sätt!
Tänk dig att vakna upp varje morgon och veta exakt vad du behöver få gjort. Genom att göra veckoplanering till en vana kommer du troligtvis känna dig mindre stressad, bli mer produktiv och på så sätt även spara tid som annars hade runnit ut i sanden.
Här kommer några tips på hur planerar din vecka och håller dig till den planen.
Hur du planerar din vecka
1. Börja med en total urladdning
Din hjärna skapar hela tiden en rad olika att-göra-listor; projekt som ska slutföras, projekt att komma ihåg till senare, personer att stämma av med och så vidare. Dessutom har du mänger av icke-jobbrelaterade uppgifter att göra också (någon måste ju handla mat och rensa kattlådan, eller hur?).
Ta fram penna och papper och skriv ner varenda liten sak som behöver göras. Inte bara det du behöver göra på jobbet eller just nu – allt. Få ut det ur skallen och ner på ett papper.
2. Bestäm dina deadlines
Gå igenom din nya lista och markera tydligt när varje punkt behöver vara klar. Var ärlig med dig själv gällande detta. Det kan finnas saker som du tänker att du behöver göra idag eller imorgon, men fråga dig själv; behöver jag verkligen det?
Om svaret är ja, notera det då. Men om du har lite mer spelrum, pressa inte dig själv till att göra det tidigare än du behöver. Detta gäller även omvänt, lämna inte allting till det sista heller.
Du kan bli frestad att göra på ett visst sätt eller ett annat. Kanske vill du göra allting direkt för att det känns bra att kunna checka av det, eller så tror du att du har mer tid än vad du faktiskt har och det hela slutar med att du stressar igenom saker. Båda alternativen bäddar dock för misslyckande och orsakar onödig stress.
3. Lägg in det i din kalender (eller monday.com)
Efter hand att du har bestämt deadlinen för varje projekt, lägg in det i din kalender. Det är i det här läget ett “project management system” kommer väl till pass. Det kan hjälpa dig att få bättre översikt över dina göromål och många av dem synkar dessutom med din kalender.
Oroa dig inte för uppgifter som inte ska in den kommande veckan. Låt dem vara kvar på en mer omfattande att-göra-lista som du kan referera till varje vecka när du gör din planering.
Skriv ner de uppgifter som behöver bli klara den här veckan och vilka specifika datum det gäller. Ge också en indikation på hur mycket tid varje uppgift tar och se till att du har tillräckligt med tid till att göra allt du planerar för dagen. Behandla varje punkt på din att-göra-lista som ett möte med en person. Du skulle ju inte bara skippa ett möte, eller hur?
Här kommer ett bonustips: Försök att överskatta hur mycket tid du behöver för varje uppgift. Om det normalt sett tar exempelvis 30 minuter att redigera ett PM, avsätt då 45 minuter istället. Reservera hellre lite extra tid, ifall att du blir avbruten i ditt arbete eller om det tar längre tid än väntat av någon anledning.
Undvik att fastna i ditt schema. Lämna lite utrymme för oförutsedda händelser varje dag. Detta kommer ge dig flexibilitet när du behöver anpassa dig till viktiga samtal, sjukdagar, hinder i projekt och liknande.
Hur du håller dig till din veckoplan
Det tar ungefär två månader att komma in i en ny vana. Här är några tips som kommer hjälpa dig på traven tills din nya rutin blir till ett ryggmärgsbeteende.
4. Avsätt en dag i veckan för att göra din planering
Det ska vara precis som ett återkommande möte i ditt schema. Du kan göra din veckoplan i slutet av varje vecka för att förbereda dig inför nästa, eller i början av varje vecka. Det handlar om vad som fungerar bäst för just dig. Välj en tid i ditt schema som du tror kommer bli enklast för dig att förhålla dig till (eller åtminstone enklare än andra tider på dygnet). Till en början kan du försöka avsätta 20 minuter och se hur det går.
När du har fått kläm på det hela kommer rutinen ta dig cirka 5 minuter!
5. Sätt påminnelser och/eller alarm
Om du använder dig av en digital kalender, välj då även att få upp påminnelserna som notiser på din mobil eller mejl (eller båda). Under tiden som du bygger upp detta till en rutin tar du hjälp av teknologin för att varje vecka komma ihåg att göra din veckoplan. Glöm inte att sätta en återkommande påminnelse på din mobil, speciellt om du använder en gammal hederlig papperskalender.
6. Berätta för andra vad du gör
Så fort du muntligen berättar för någon om dina mål blir de per automatik mer verkliga och detta kommer hjälpa dig att stärka din ansvarskänsla. Prata om det med din bästa vän, partner, favoritkollega eller din chef. Välj det som funkar bäst för dig! Fortsätt prata om det även om de inte frågar dig. Det är mycket enklare att hålla sig till en plan när man verbaliserar den.
Nu är du på väg!
Så, från och med nästa vecka avsätter du 5-20 minuter varje vecka för att planera ditt schema. När du inser hur mycket det här tillvägagångssättet kommer hjälpa dig i ditt arbetsflöde kommer du bli glad över att du gjorde det. Det är dags att verkligen få saker gjorda, kör hårt!
