Näst intill garanterat känner du personer som besitter förmågan att multitaska? Du vet, de personer som kan hantera kundsamtal samtidigt som de skickar mejl, eller de som kan prata med en kollega samtidigt som de skriver färdigt en rapport. Eller du själv som klarar av att laga mat, ta hand om barn samtidigt som du avslutar ett jobbsamtal. Ja, du känner högst troligen ett antal av dessa människor. Du kanske tänker på någon “produktivitetsguru” på jobbet. Men den verkliga frågan är – ger dessa personer verkligen sitt fulla fokus till någon av dessa uppgifter? 

Nja, inte riktigt. Multitasking är faktiskt inte detsamma som att vara produktiv. För att citera Steve Uzzell i boken The One Thing : “Multitasking is merely the opportunity to screw up more than one thing at a time”. 

Faktum är att flera studier visar på kopplingar mellan multitasking och kritiska problem som dålig mental hälsa, låg produktivitet för att nämna några få. Trots dessa vetenskapliga upptäckter misstar ändå många multitasking som en “performance booster” och försöker därför öka sina förmåga till multitasking, men det är egentligen bara att lura sig själv.

I den här artikeln använder vi vetenskap och forskning för att motbevisa multitaskingens förträfflighet och istället leda dig i rätt riktning. Låt oss dyka rätt in!

Varför är det fel att multitaska?

Internet är översvämmat med “tips & tricks” om hur man kan förbättra sina multitasking-förmåga, som sägs förbättra produktiviteten, men detta kunde inte vara längre ifrån sanningen. Här är tre problem med multitasking med stöd från nyligen genomförda studier:

Problem 1: Du förlorar siktet på vad som är viktigt

Våra hjärnor är designade för att fokusera på en sak I taget, så att bombardera det med information kommer bara att sakta ner processen. Neuroforskaren Earl Miller vid MIT säger: “When people think they’re multitasking, they’re just switching from one task to another very rapidly. And every time they do, there’s a cognitive cost”.

Denna konstanta uppgiftsväxling triggar nämligen ett dopaminsvar i hjärnan, och detta uppmuntrar oss till att fortsätta hoppa mellan uppgifterna för att få en känsla av omedelbar tillfredsställelse. I slutändan leder detta till en farlig feedback loop som skapar en illusion av att du uppnår mycket “falsk produktivitet”. I verkligheten har du inte fått mycket gjort alls, åtminstone inget som kräver kritiskt tänkande (nej, svara på mejl räknas inte!).

Problem 2: Du sänker din effektivitet

Att göra många saker på samma gång splittrar din uppmärksamhet vilket leder till att du lättare blir distraherad och förlorar fokus på att göra färdigt uppgifter. Dessutom gör multitasking det svårare att komma ihåg sysslor  eftersom din hjärna måste skifta mellan saker vilket leder till effektivitetsförlust.

Läs gärna mer i den underliggande studien

Problem 3: Du känner dig utbränd

Vår hjärna är inte skapad för att multitaska, så att tvinga den till detta kommer endast göra mer skada än nytta. En studie från University of London visar på att multitasking faktiskt sänker din IQ under tiden du gör detta. Det är till och med likvärdigt med försämringen man får av en dålig natts sömn (vilket inte är så lite som man kan tro). Multitasking ökar produktionen av kortisol, vårt stresshormon. Det är t.ex. kortisol som kommer att se till att ditt hjärta slår snabbare eller till och med ger dig hjärtslag när du blir stressad.

Även om du arbetar outtröttligt så kommer du att göra fler misstag än vanligt och ta mycket längre tid på dig än vanligt när du multitaskar. Det finns många studier som har visat på de skadliga effekterna av multitasking, men alla studier pekar på ett faktum: multitasking är en hemsk arbetsmetod som gör mer skada än nytta och behöver stoppas omedelbart. Detta tar oss vidare till nästa punkt.

Hur man stoppar multitasking

I teorin möjliggör multitasking att du kan göra flera saker på samma gång, men i verkligheten är detta inget annat än en illusion av att vara produktiv. Vi lever i en värld fylld av distraktioner, speciellt med all spännande teknik som gör det svårare för oss att fokusera på en sak i taget. Men de fundamentala delarna i den mänskliga hjärnan finns fortfarande kvar. Människan har förändrats väldigt lite, biologiskt sett, sedan vår tid på savannen.

Faktum är att det är bättre att fokusera på en sak i taget istället för att försöka vara överallt på en och samma gång. Så hur kan du undvika distraktioner och bli mer produktiv på jobbet? Tja, det finns ingen lösning som passar alla när det kommer till produktivitet, men ett bra startskott är att vara medveten om vad som är viktigt. Vi introducerar: Jobb-mindfulness. Mindfulness tillåter oss att avsluta en särskild uppgift till fullo innan vi går vidare till nästa. Resultatet av detta är att vi blir klara med uppgifter snabbare. Multitasking, å andra sidan, är något som tar oss ifrån nuet (kärnvärdet i mindfulness).

Även om mindfulness är “straight forward” är det långt ifrån enkelt. Här är några av de bästa teknikerna du kan implementera för att ta efter det här tankesättet:

Strategi 1: Organisera jobbet per vecka

Tanken är att när du väl har organiserat vad du har att göra så finns allt framför dig. Då kan du istället spendera tid på att faktiskt få saker gjorda istället för att bara tänka på vad du ska göra senare. Vi rekommenderar dig att göra en att-göra-lista för att bryta ner komplexa arbetsveckor till mindre, mer hanterbara dagar (eller så använder du monday.com om hjälper dig med detta). På så sätt har du en tydlig agenda för varje dag. Genom att bryta ner arbetsbelastningen på det här sättet kommer du känna en annan angelägenhet inför uppgifterna som inte heller kommer att kännas ouppnåliga, vilket motiverar dig och ditt team till att möta arbetsplatsens KPI:er.

Strategi 2: Syna dig själv och din arbetssituation

När du försöker implementera mindfulness kan distraktioner vara väldigt jobbiga eftersom de hämmar fokus. Av just den här anledningen är det viktigt att skapa distraktionsfria miljöer. Här kommer några tips på hur du kan skapa en sådan miljö:

• Granska ditt beteende och hitta vad det är som stör dig (tänk mejl, sociala medier, kollegor, etc.). 
• När du har funnit roten till problemet, eliminera det från din arbetsplats. Använd exempelvis produktivitetsappar för att blockera sociala medier under hektiska perioder.
• Testa t.ex. Pomodoro-metoden
• Hitta en tyst plats att arbeta på (som är fri från människor).

Hemligheten till produktivitet: Multitaska inte

Att vara mer produktiv ökar inte din förmåga att multitaska. Det handlar snarare om förmågan att organisera tiden så att fokus ligger på det som är viktigast. Produktivitet är en kontinuerlig process som kommer att ta tid och ansträngning, men nyckeln är att fortsätta fila på en teknik som passar just dig tills det att den funkar.