Vad är ett Work OS?
Ett Work Operating System (Work OS) är en cloudbaserad mjukvaruplattform där team kan skapa skräddarsydda arbetsflöden för att planera, köra och spåra processer, samt för projekt och vardagliga sysslor. Det går att anpassa för organisationer i alla storlekar och för alla arbetsområden. Det är en arbetsplattform som är flexibel nog för att bygga och anpassa till alla arbetsflöden, projekt eller processer som kan finnas.
Vårt Work OS är en digital arbetsplattform inuti organisationen: byggstenarna kan sättas samman till appar som hanterar alla typer av arbetsuppgifter. Det hämtar information från externa verktyg, hjälper team att kommunicera om sådant som händer på jobbet och placerar alla arbetsflöden på en samlad plats. Detta skapar en central plats för allt arbete.
7 möjligheter med ett Work OS
1. Organisationsövergripande användning.
Ett Work OS tillgodoser alla användare i en organisation, snarare än specifika funktioner eller team. Alla i organisationen bör vara användare av detta Work OS.
2. Byggstenar eller block.
Ett Work OS använder funktionella block som teamet kan “drag-n-dropa” för att skapa appar som hanterar arbetet, fångar in och presenterar datan. Användare kan bryta isär eller sätta ihop alla arbetsflöden eller applikationer som erbjuds i vårt Work OS.
3. Strukturerad datalagring.
Ett Work OS fångar all data genom mänsklig handling och genom automatiseringar, detta för att göra datan fullständig och lätt att ta in. Användaren kan välja att använda informationen som den är eller genom (through the lens of the blocks).
4. Integration av data och appar.
Ett Work OS tillåter användare att ansluta externa datakällor och appar till ett samlat arbetsområde. Integrationer gör det möjligt för användare att använda sina favoritverktyg samtidigt som arbetet centraliseras i ett delat arbetsnav(?).
5. Arbetsflödesautomatisering.
Ett Work OS tillåter många olika typer av automatiseringar, kanske till och med alla, (of its operations). Automation syftar till att ta bort mänskliga misstag vid förutsägbara, repetitiva uppgifter.
6. Datavisualisering och analys.
Alla användare med tillgång till ett Work OS och med tillåtelse till en specifik datakälla kan skapa rapporter och visualiseringar med systemet. Dashboards och rapporter blir till en enda informationskälla för datadrivet beslutsfattande.
7. Behörigheter och styrning.
Ett Work OS innehåller behörighetinställningar och styrningsfunktioner för vem som kan visa, uppdatera och ange data samt vem som kan integrera och automatisera arbete. Ett arbetsteam kan arbeta på sitt eget sätt med vårt Work OS samtidigt som de är kompatibla och anpassade efter individuella organisatoriska standarder.
Några mer avancerade funktioner ett Work OS kan erbjuda!
Skapa low-code/no-code appar
Ett Work OS ger en plattform utan kod/låg kodning för att utvecklare ska kunna skapa anpassade widgetar, arbetsflöden, integrationer och appar. Dessa kan i sin tur användas av utvecklarens egen organisation eller för kommersiellt bruk för andra.
Spåra framsteg
Ett Work OS ger insyn i arbetsprocessen för varje anställd och varje team i kontexten av arbetsenheten (in the context of the work unit (projects, initiatives, processes). Chefer kan hålla reda på allas arbete och därför se till att teamen är i linje med varandra.
Kommunikation
Ett Work OS erbjuder inte nödvändigtvis en fristående kommunikationskanal, men det erbjuder en meddelandefunktion inom ramen för en arbetsuppgift. Verktyg för trevägskommunikation (video, meddelanden, delade dokument och mejl) bör vara integrerat för att ge ytterligare kontext(?
Varför har Work OS dykt upp nu?
Vår arbetsmiljö har förändrats drastiskt. Arbetsteam – stora som små – behöver jobba otroligt mycket snabbare för att kunna skapa bra kundupplevelser, annars riskerar de att förlora möjligheter, tid och resurser. För att säkerställa att teamen alltid blir bättre, strävar organisationer efter att stå nära sina kunder för att snabbt identifiera och fånga affärsmöjligheter, och proaktivt adressera hot samtidigt som de upprätthåller produktivitet och effektivitet i hela organisationen.
Ett Work OS är utformat för att hantera den här typen av komplexitet. Det är där arbetsteamen kan planera och leverera allt arbete; som idéer, processer, projekt, kunder, affärsmöjligheter, försäljning och initiativ – allt på ett och samma ställe.
De är idealiska för teammiljöer som är dynamiska, snabbrörliga och som kräver samarbete. Där kan ledningen se till att alla är anpassade till sitt arbete och standardförfaranden.
Flera stora affärstrender har bidragit till behovet av ett Work OS; organisatorisk agilitet, digital transformation och samarbete mellan olika team där nu den klassiska silostrukturen allt mer försvinner.
Alla vill arbeta agilt, men det är sällsynt
Organisationer kämpar idag med att hålla jämna steg med ständigt föränderliga krav, miljöer och kundbehov, samtidigt som de hela tiden levererar och utför jobb. Just därför behöver organisationer bli agila – flexibla nog att anpassa sig till olika krav. Agilitet, det som började som ett arbetssätt för mjukvaruutvecklare har idag blivit ett mantra för många organisationer.
Organisatorisk smidighet är en organisations förmåga att snabbt anpassa sig. För många organisationer innebär detta ett nytt tankesätt som återspeglar mindre hierarki och team som kan äga projekt från början till slut.
Men enligt en nyligen genomförd studie av konsultfirman Oliver Wyman bedömde endast en av fyra sin organisatoriska smidighet som hög (26 procent), trots att många ledare säger att organisatorisk smidighet är viktig för framtida framgångar. I ett försök till att minska detta gap har organisationer vänt sig till digital transformation för att bli mer smidiga.
Digitala transformationer kommer med smärtsamma konsekvenser
Idag använder företag digital teknik för att effektivisera sina processer och hantera arbetet. Digital transformation är processen att integrera digital teknik i alla verksamhetsområden för att lösa operativa problem. Utöver att endast använda ny mjukvara får digital transformation dessutom ledare att tänka på nya sätt när det kommer till hur de utför processer, arbetsflöden och kundrelationer.
För att uppnå digital transformation har allt fler organisationer börjat anpassa ny teknik för sitt arbete. Men, i många organisationer kan avdelningar och funktioner använda sina egna specialiserade programvaror – programvaror som Customer relationship management (CRM) för försäljning, Enterprise resource planning (ERP) för ekonomi, kampanjhantering för marknadsföring eller Human Capital Management (HCM) för HR. Dessa verktyg är inte sammankopplade, vilket skapar dataseparationer i många organisationer. Detta gör det svårt för både ledning och teamen att se den stora bilden och ta datadrivna beslut med självförtroende.
Att sluta arbeta i silos är svårare än någonsin
Många organisationer kämpar med att hålla jämna steg med den digitala transformationen och organisatorisk agilitet. Konsultföretaget McKinsey uttrycker det så här: “In many companies, ownership of processes and information is fragmented and zealously guarded, roles are designed around parochial requirements, and the resulting internal complexity hinders sorely needed cross-business collaboration.”
Många organisationer har spridit sin arbetskraft över olika platser och tidszoner – teamen finns inte längre inom ett traditionellt “huvudkontor”. Avdelningars arbetsflöden är ofta ineffektiva – avdelningar som HR, marknadsföring, drift, teknik, försäljning och design, arbetar inte sällan på egen hand, i olika städer eller till och med länder.
Poängen är tydlig: arbetsplatser behöver ett sätt att hantera denna komplexitet – annars kommer de hamna i alla andras kölvatten.
Självstyrande team driver idag organisationer, vilket har konsekvenser
Självstyrande team eller team som arbetar på egen hand, med egna mål och egen praxis, är de som idag driver organisationer.
Dessa team arbetar snabbt och oberoende med hjälp av verktyg anpassade för deras specifika funktion eller projekt. De kan på så sätt genomföra sitt arbete och projekt på det sätt som fungerar bäst för dem.
Detta kan ju låta väldigt bra men det resulterar i “miniorganisationer” och arbetsgrupper inom en större organisation. Teamen arbetar självständigt, utan att samarbeta med andra team, utan någon verkställande övervakning, ingen anpassning till affärsmål eller standardrutiner. Detta är omöjligt i längden ur ett ledningsperspektiv.
Våra tre stora silos!
Detta resulterar i tre stora silos som genomtränger den moderna arbetsplatsen;
Datasilo:
Arbetsdata delas inte mellan olika team, vilket leder till ett isolerat beslutsfattande. Designers har exempelvis inte tillgång till marknadsföringsstatistik och vet därför inte om en kampanj de utfört lyckades eller inte.
Samarbetssilo:
Ett team känner inte till ett annat teams arbete, vilket leder till onödigt och överflödigt arbete. Detta skulle till exempel kunna vara att en projektgrupp skapar marknadsföringsmaterial för en klient medan marknadsföringsteamet skapar samma eller snarlikt material för en annan klient.
Operativ silo:
Affärsenheter utvecklar oftast sina egna rutiner snarare än att arbeta enligt standardförfaranden. Det kan till exempel vara att en affärsenhet tecknar ett kontrakt för att betala leverantörer på 30 dagar netto istället för 60 dagar, vilket är standarden inom organisationen, vilket leder till att den ekonomiska kontroller kan bli ohanterbar.
För vem passar ett WorkOS?
Ett Work OS passar arbetsteam i alla storlekar, då det är flexibelt nog att tillgodose behoven i alla processer, projekt eller arbetsflöden. Det är byggt för alla användare i en organisation och tillgodoser inte bara de mest professionella. Ett Work OS ersätter inte andra system men kapslar vanligtvis in dessa genom integration. Alla erbjudanden (offerings) gällande Work OS varierar i användarvänlighet och flexibilitet.
Varför ska mitt team använda ett Work OS?
Ett Work OS överbryggar befintliga silos och förbättrar organisatorisk smidighet genom att centralisera data, sätta kommunikation i rätt kontext och ge synlighet och transparens i en organisation. Låt mig snabbt lista några av anledningarna till varför du och ditt bolag borde fundera på ett Work OS som monday.com
Anpassa dig snabbt till verkligheten:
Ett arbetsoperativsystem gör det möjligt för team att anpassa sig snabbt genom att automatisera arbete och ge team självständigheten att arbeta på det sätt som passar dem bäst. Detta snabba arbetssätt förblir i linje med organisatoriska standarder.
Centralisering av data:
Work OS erbjuder att föra samman information från osammanhängande verktyg till ett och samma ställe, så alla med behörighet kan använda den för datadrivet beslutsfattande. Detta bryter igenom datasilos.
Kommunikation mellan avdelningar i rätt kontext:
Ett Work OS kan hjälpa arbetsteam att kommunicera inom ramen för det arbete som sker just nu, så att olika affärsenheter lättare kan dela arbetsproduktionen och planer med varandra. Detta övervinner samarbetssilon.
Tillhandahålla synlighet:
Ett Work OS kan centralisera kommunikation och data, vilket ger ledarna insyn i det dagliga arbetet och säkerställer anpassningen till standardförfaranden. Detta övervinner operationella silor.
Ett Work OS blir er digital arbetsplats som kopplar samman era team till deras arbete och deras verktyg. De löser många av de ovan beskrivna organisatoriska utmaningarna.
Låt oss ta en titt på två exempel:
Exempel 1:
En marknadsföringsbyrå använder ett Work OS för att planera och köra nuvarande kampanjer, till exempel sociala medier, sökmotor PPC, e-postmarknadsföring och offline-märkesreklam. Detta kräver samarbete och synkronisering mellan flera olika team – kreativa, design, content production, drift ekonomi och försäljning. Alla team måste vara i linje med varandra och ledningen behöver tydligt se framsteg, arbetsbelastning, kostnader och avkastning på kampanjerna. Byrån använder ett Work OS för att effektivisera arbetsflöden, inklusive hantering av avtal, onboarding av nya kunder och mottagande och prioritering av klientförfrågningar.
Exempel 2:
Ett mjukvarubolag använder ett Work OS för att samarbeta med produktägare, Customer Success Managers och utvecklare. All information från verktygen som teamen använder – Jira, Github och Zendesk – är integrerad i Work OS. All intern kommunikation mellan teamen sker inom Work OS-plattformen: produktägare hanterar funktionsförfrågningar, färdplaner och prioriteringar; utvecklare uppdaterar produktägare om framsteg och problem, customer success agents uppdaterar produktägare om kundförfrågningar och annat.
Hur väljer du rätt Work OS?
Eftersom Work OS är byggda för alla användare i en organisation, snarare än att tillhandahålla en undergrupp med specifika verktyg, ersätter de inte nödvändigtvis andra programvarusystem. Många gånger gör dem det men inte alltid, ibland kapslar de istället in dessa system via integration.
Olika Work OS varierar i användarvänlighet och flexibilitet. Det är viktigt att välja det bästa systemet för dina behov.
Vad du bör överväga när du väljer system:
Flexibilitet: Hur flexibelt är systemet? Kan du anpassa det till din organisations arbetsflöde?
Integrering: Går det att integrera ditt Work OS med de verktyg som din organisation använder?
Enkelt införande: Kommer teamen i din organisation att kunna använda det? Är det intuitivt? Vilken typ av inlärningskurva innebär det? Kräver det IT-implementering?
Tid: Stödjer systemet synkronisering för samarbete mellan enskilda anställda och arbetsgrupper? Sparar systemet tid eller skapar det mer arbete? Stöder det automatiseringar som kan eliminera manuella aktiviteter? Kräver det att du rekryterar någon för att hantera det?
Varför ska min organisation använda monday.com?
monday.com är ett Work OS som får team att köra projekt och arbetsflöden med självförtroende. Det är det mest kompletta och flexibla system för användare och organisationer i alla storlekar, från individuella användare, små- och medelstora företar till Enterpriseföretag. monday.com erbjuder:
Multipla integrationer: Integration låter dig centralisera din data och verktyg in i ditt Work OS. monday.com innehåller en mängd olika integrationer, bl.a.:
– Salesforce
– Mailchimp
– G-Suite (Google)
– GitHub
– Shopify
– Jira
– Hubspot
– Microsoft Office 365
– Och mycket mer!
Och hittar du inte vad du vill så kan du alltid fixa det mesta med hjälp av Zapier, Integromat eller via en API-integration.
Flexibelt: monday.com är det mest flexibla Work OS på marknaden, vilket betyder att istället för att ha fördefinierade arbetsflöden är du fri att skapa dina egna arbetsflöden med hjälp av arbetsblock.
Lätt-att-använda: monday.com är lätt att använda då ingen kodning krävs. Detta möjliggör högre införandenivåer(?) över hela organisationen.
Automatiseringar: monday.com gör det möjligt för team att spara tid genom att automatisera vardagliga uppgifter. Detta eliminerar onödigt arbete och låter teamen fokusera på det arbete som kräver deras talang.
Multipla visualiseringsalternativ: monday.com ger ledare och chefer flera alternativ för att se sitt organisatoriska arbete och teamarbete och hålla sig uppdaterad om framstegen.
Hur kommer du igång med ett Work OS?
Ett Work OS uppmuntrar flexibilitet, synlighet, fokus och samarbete. Att konfigurera ett Work OS är enkelt med rätt erbjudande.
Steg 1: Överför all organisationsdata till ditt arbetssystem genom integrationer. Integrationer överför enkelt din data till ditt Work OS, så du kan börja processen stressfritt. Detta kan inkludera Zendesk-biljetter, mottagna mejl, CRM-mejl och mycket annat.
Kan du inte föra över det med hjälp av integrationer så går det också bra att ladda upp datan från excel-blad.
Steg 2: Skapa arbetsflöden. Oavsett om det är ett kampanjskapande arbetsflöde eller ett arbetsflöde för produktlansering för arbetsflödet stå för varje steg i processen.
Steg 3: Bjud in alla dina anställda, leverantörer och teammedlemmar till ditt Work OS så att organisationskommunikationen sker inom ramen för arbetet i systemet. Du kan exempelvis kommentera inom arbetsobjekt eller processer för att hålla teamet på ett och samma ställe. För att ett Work OS ska vara så effektivt som möjligt bör all kommunikation ske inom systemet och inom projektet eller arbetsflödet. Detta kan inkludera diskussioner om uppgifter, projekt, data om kunde och medarbetare, och mycket mer. Du kan även bjuda in externa leverantörer och kunder till dina delade boards.
Steg 4: Skapa dashboards som ger dig synlighet på hög nivå i pågående processer, projekt och arbetsflöden. Detta kommer ge managers och chefer fågelperspektiv på allt som händer i organisationerna. Ett arbetsoperativsystem ger dig möjlighet att spåra framsteg och projekt, se antalet avslutade uppgifter och kontrollera anställdas tillgänglighet, snabbt och enkelt.
Genom att genomföra steg 1-4 har du tagit ett jättesteg mot mer synlighet och öppenhet i ditt team.
Nu kan du använda de mer avancerade funktionerna i ett Work OS, som exempelvis automatiserade arbetsflöden för att fria anställda från vardagligt arbete. Du kan skapa notiser med kommande förfallodatum, automatiskt tilldela rätt teammedlem rätt uppgift, skjuta förfallodatum enligt projektets framsteg och ställa in arbetsflöden till att automatiskt uppdatera teammedlemmar på samma gång.
Work OS: Byggt för nästa evolution av arbetslivet
Arbetets framtid är redan här, och teamen behöver vara mer agila, digitala och kommunikativa än någonsin tidigare. Ett Work OS har blivit lösningen för många. De fungerar som en digital arbetsyta för allt arbete inom en organisation och är unikt lämpad för de utmaningar organisationer och team står inför idag. monday.com är det enklaste och mest flexibla Work OS:et som gör det möjligt för team att köra projekt och arbetsflöden med självförtroende.
Författad av:
